Ideias para reduzir custos na sua empresa


Em tempos que se preveem conturbados, a redução de custos nas empresas acaba por ser uma prioridade. Porém, existem formas criativas de o fazer e que estão ao alcance… de uma mudança de paradigma e cultura empresariais. Atenta ao que nos rodeia, o InvoiceXpress redigiu este artigo para o guiar nas transformações necessárias.

Sente-se o aproximar da turbulência, embora ela não tenha ainda chegado. E, atenção, pode até não acontecer. Mas é indesmentível que as notícias são de teor invernoso, contrastando com a atual estação do ano. A pandemia, embora já habituados, fincou pé, está aí para ficar.

Depois, surgiu uma coisa chamada guerra que, para quem vivia deste lado do mundo, é novidade. Também complexa é a inflação, termo com origem no universo da economia e que não augura nada de bom, pois remete-nos para o aumento do custo de vida; tal com as taxas de juro, que regressam a terreno positivo, elevando as prestações da casa.

Mas, calma, como afirmámos uns parágrafos acima, não é o momento de receios. É, sim, de tomar medidas que possam mitigar ou mesmo evitar qualquer tipo de abrandamento no seu negócio. E, para isso, como sempre, pode contar com a nossa ajuda. Antecipar cenários é, regra geral, uma boa ideia.

Áreas mais afetadas

Se o turismo, durante a pandemia, foi dos negócios mais afetados — estando, agora, em franca recuperação — a guerra na Ucrânia criou uma preocupação nova em diversas áreas como a automóvel, aeronáutica e aeroespacial. Não só os componentes essenciais para estas indústrias estão mais caros, como estão com atrasos no fornecimento que podem chegar a mais de meio ano!

Já o setor alimentar, com os cereais à cabeça — trigo, milho, centeio e cevada — também tem sofrido com o conflito militar no leste europeu, já que a Ucrânia é um dos principais produtores a nível mundial… tal como a Rússia, que, devido às sanções, deixou de contar para os países da União Europeia enquanto país exportador.

A isso, juntamos a crise dos combustíveis/energia, através da escalada dos preços, e chegamos rapidamente à conclusão de que os transportes e logística são igualmente afetados, tal como a sociedade civil, que se vê a braços com o aumento do custo de vida sempre que vai à bomba de gasolina ou ao supermercado.

Este é, pois, um cenário que exige prudência e antecipação de cenários, preparando terreno para o que aí vem ou pode vir. As empresas, por exemplo, devem criar mecanismos de defesa sólidos e, dessa forma, passar a tormenta sem abalos. É sobre isso que falamos nas linhas seguintes.

Ideias para reduzir custos do seu negócio

Estruturas físicas, Internet e telefone

A estrutura física da sua empresa é mais adequada à dimensão da sua equipa? A pandemia colocou este assunto na agenda através do trabalho remoto e a necessidade de reduzir custos tornou-o urgente. Por vezes, não damos conta, mas usamos apenas um terço do espaço disponível, estando, por isso, a pagar pelos dois terços não ocupados ou rentabilizados espacialmente.

E, bem sabemos, esta é das despesas fixas mais elevadas no mundo empresarial. Posto isto, avalie o seu escritório: uma mudança é sempre incómoda, mas pode fazer com que, anualmente, o nível de poupança cresça exponencialmente. Espaços mais pequenos, teletrabalho ou mesmo coworks são alternativas viáveis, provavelmente mais económicas.

Essenciais para o dia a dia de qualquer organização, a internet e o telefone também podem figurar nesta lógica de otimização de recursos: bastas vezes, possuímos um serviço móvel acima daquilo que precisamos e, por via disso, bem mais oneroso que um pacote regular que, muito provavelmente, serve as necessidades de todos os trabalhadores, sem que exista um decréscimo de produtividade.

Em suma: olhe para as faturas destes serviços e escrutine ao máximo o que lá vem, contactando a operadora. Ou, no limite, mudando de fornecedor.

Água, luz e papel

Parecem, à partida, áreas onde a poupança ou reorganização empresarial terá poucos ganhos. Mas é pura ilusão, avisamos. Comecemos pela luz que, como observámos em cima, fruto da crise energética, poderá sofrer aumentos já num futuro próximo. 

Existem, no entanto, caminhos para diminuir esta fatura: trocar lâmpadas por outras de tecnologia LED, mais económicas, ou até a colocação de sensores de movimento para que aquelas apenas fiquem acesas quando existe movimento humano. 

Da luz para a água, também podem ser instalados temporizadores que impeçam um gasto desnecessário deste recurso. O preço a pagar diminui, aumentando ao mesmo tempo a consciência ambiental através do combate ao desperdício em contexto de urgência climática.

Falámos há pouco de faturas e estas casam com… papel. Evitar contratos ou outros documentos neste material tornam inexistentes os problemas ligados ao armazenamento de objetos físicos, novamente a questão da sustentabilidade e diminuição dos custos. 

Atualmente, existem diversas plataformas que permitem migrar esse vasto universo físico para um local seguro e ao mesmo tempo digital. As nuvens são os melhores exemplos.

Receber e emitir faturas digitais, através de um software de faturação como o InvoiceXpress, fazem, claro, parte de toda esta estratégia de emagrecimento dos custos da sua empresa.

Usar a tecnologia a seu favor

A emissão de faturas digitais com o InvoiceXpress é, claro, um primeiro passo para utilização da tecnologia a favor da empresa e, com isso, diminuir alguns gastos, mas há mais algumas inovações que pode implementar na sua empresa. 

Existem processos repetitivos e de elevado consumo de tempo que podem ser transferidos para softwares específicos, como relatórios, que, além de completarem a tarefa com um grau de eficiência maior, o fazem em muito menos tempo, libertando os seu trabalhadores para áreas mais criativos e relevantes da organização.

Depois, sim, usar o homebanking em vez de uma deslocação ao balcão do banco: evita filas e está disponível a qualquer hora. E, aproveite que aqui está e comece a pagar as suas despesas através do débito direto: além do tempo que poupa, evita constrangimentos como atrasos ou esquecimentos.

Mais formação, maior eficiência

Uma coisa leva a outra e em tempos de eventual aperto de cinto ter uma equipa motivada faz toda a diferença na obtenção de bons resultados.

Comecemos, pois, com a formação: não parece, à primeira vista, mas a diminuição de custos com esta medida é um facto. A médio prazo, no entanto, este investimento traduzir-se-á em colaboradores moralmente fortes e comprometidos, maior capacidade de retenção de talento, boa reputação da empresa e o já referido incremento de eficiência.

Por outro lado, e agarrando na palavra “eficiência”, esta é conseguida, não só com a colocação em prática dos pontos em cima, mas também com uma análise crítica da sua empresa, ajudando a perceber o que precisa ser melhorado, eliminado ou até substituído.

Tarefas duplicadas, processos demorados e que não acrescentam valor podem consumir tempo e dinheiro. Este passo, muitas vezes esquecido por preguiça e força do hábito, trará um aumento de produtividade e bem-estar.


Ângelo Delgado

Copywriter, escritor e antigo jornalista, pretende ainda escrever guiões para cinema, pois já os escreve para publicidade. Tudo o que esteja ligado à palavra, tem a atenção do Ângelo.

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